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DESPAPELIZACIÓN: COMO LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL PUEDE AYUDAR A LAS EMPRESAS

11, 02, 2019

La digitalización de datos es hoy una realidad; cuales son las opciones a la hora de encarar esta transición. Casos de éxito y diferentes dispositivos que se pueden utilizar en esta transición.
La transformación digital no es una moda, sino una necesidad que están transitando las empresas en nuestros tiempos. A nivel empresarial, hoy las soluciones tecnológicas resultan más importantes que nunca.
Hoy en día, los datos son el material esencial para encarar y mantener en el tiempo cualquier proyecto. El análisis de los mismos es el siguiente paso lógico para aprender de audiencias, clientes, recursos e implementaciones.
Hasta hace pocos años, la conservación de los datos se realizaba de forma analógica: en formato papel; dicho soporte presenta algunos inconvenientes como ser el paso del tiempo y su correspondiente degradación, la complejidad a la hora de realizar búsquedas o aplicar filtros y la imposibilidad de compartirlos de forma dinámica con un equipo de trabajo.
La despapelización o digitalización de la información es hoy una de las patas más importantes de la transformación digital y en este artículo veremos cuál es el presente y futuro de esta nueva propuesta de trabajo.
Beneficios
La digitalización documental y las iniciativas vinculadas a la “despapelización” resultan en la actualidad, el primer paso natural de empresas y organizaciones privadas y públicas que buscan reducir costos, una mejor organización y contribución al cuidado del medio ambiente.
Gabriel Ascón –CoFundador y Propietario de SG Soluciones reflexiona: “Un empleado medio dedica habitualmente el 40% de su tiempo buscando información. Revisando documentación física, emails y archivos en general. ¿Cuánto más eficiencia y calidad de trabajo podríamos encontrar si evolucionáramos en la organización de nuestra documentación mediante el uso de la tecnología?”.
Que las organizaciones públicas y privadas aprendan a manejar sistemas digitales trae beneficios concretos. No solo ahorra costos, sino que aumenta la productividad y competitividad al mismo tiempo que mejora las condiciones de trabajo.
En el caso de las organizaciones públicas, además, contribuye a “democratizar y transparentar” la información así como a simplificar notablemente los procesos.
Ascón afirma que “no estamos sólo frente a una tendencia mundial; sino que, la digitalización primero y la despapelización como paso más innovador, representan una respuesta a una necesidad real para la preservación, administración, acceso y disponibilidad de información, a toda hora y desde cualquier dispositivo”.
A tener en cuenta
El primer desafío para las empresas, es volverse selectivos e imprimir solo lo que se necesita. Sin embargo, los tiempos que corren nos desafían a dar un paso más allá. Hoy vivimos conectados en red, y se está produciendo una Transformación Digital de la Sociedad que nos lleva a cambiar la cultura del papel. La digitalización o despapelización además de ser una solución “eco-amigable” permite reducir costos y hacer más eficientes los procesos. La digitalización es la mejor solución para la conservación de los documentos y permite liberar grandes espacios hasta ahora abarrotados de papeles, situación que se magnifica cuando pensamos en las administraciones públicas.
En la actualidad son muchas las empresas que se inclinan a llevar a cabo planes de trabajo sustentables. Pasando por embalajes reciclables, productos orgánicos, ahorro y optimización de la impresión en papel.
Hardware al rescate
Dejar de utilizar papel de un momento para otro es sin duda utópico. Durante la transición, hay soluciones de hardware que pueden ser de utilidad como las impresoras que funcionan con papel reutilizable.
Por ejemplo, la Secretaría de Modernización de la Municipalidad de La Plata utiliza desde hace un tiempo impresoras eco de Toshiba.
Sondeos de Greenpeace revelan que Argentina está entre los 10 países del mundo que más bosques destruyen y que sólo el 27 % de los mismos sigue en pie.
Estas cifras resultan alarmantes cuando las comparamos con el mal uso del papel que tenemos diariamente: El 90% de los documentos impresos se eliminan en la primera semana y el 20% de las impresiones se tiran sin ser leídas.
En este contexto, las iniciativas sustentables cobran especial relevancia. Revertir el paradigma de la cultura del papel pasa de ser una necesidad a volverse un ítem prioritario en las agendas de compañías y gobiernos.
Por ello, la incorporación de la primera impresora eco en la Secretaria de Modernización de la Municipalidad de La Plata resulta una clara señal de toma de conciencia.
La impresora ecológica que creó Toshiba permite la reutilización del papel hasta cinco veces, borrando su contenido y permitiendo convertir los documentos en archivos antes de guardarlos y borrarlos.
Para entender la dimensión de los beneficios de esta novedosa impresora, es posible recurrir a un ejemplo: suponiendo que se imprimen 4.000 páginas al mes, después de cinco años es posible hacer un ahorro de 192.000 hojas de papel con la utilización de la impresora ecológica. Midiendo el impacto ambiental, con este mismo ejemplo de 4.000 impresiones mes, se estarían salvando más de 20 árboles.

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